Як писати грантову заявку: інструкція

Одноетапна заявка. В ній треба одразу детально описати проєкт та додати розширений плановий бюджет. 

Двоетапна заявка. Зазвичай її використовують великі міжнародні організації-грантодавці. У цій заявці спершу подається проєктна пропозиція з коротким описом проєкту, де зазвичай потрібно вказати таку інформацію:

• дані про організацію;
• проблема, яку має вирішити проєкт;
• мета та завдання проєкту;
• ключова аудиторія та бенефіціари;
• очікувані результати проєкту;
• основні активності, заплановані в межах проєкту;
• загальна вартість проєкту без детального бюджету. 

Якщо вас відберуть, наступним кроком необхідно буде надіслати заявку розширеного типу. 

Це залежить від конкретного конкурсу та грантодавця, але в основному:

• незалежні інституції;
• неприбуткові громадські організації;
• благодійні фонди;
• муніципальні та державні установи (наприклад, бібліотеки, будинки культури, університети);
• ФОПи;
• приватні організації — ПП та ТОВ.

Список загальний, тому обов'язково уточнюйте у грантодавців конкретного конкурсу.

Важливо, щоб організація була зареєстрованою в Україні та мала право отримувати грантову допомогу. Цю інформацію можна перевірити у статуті організації. 

Сформуйте ідею проєкту

Краще діяти так: спочатку формуєте ідею проєкту, а тоді вже шукаєте фінансування для реалізації, а не навпаки.

Промоніторте ресурси, які публікують грантові можливості

Серед них важливо знайти ті конкурси, які відповідають ідеї проєкту. Звертайте увагу не лише на сам конкурс, але й на грантодавця — зокрема, наскільки ви з ним розділяєте спільну мету. 

Детально вивчіть конкурсні інструкції

Детально ознайомтеся з умовами кожної можливості. Для цього завантажте інструкції та ретельно їх прочитайте, бо там є відповіді на 90% запитань, які можуть виникнути. 

Знайдіть відповіді на найпоширеніші запитання

Спершу варто дізнатися, чи буде грантодавець проводити Q&A сесію для грантоотримувачів. Якщо так, то варто її відвідати, адже зазвичай це можливість поспілкуватись з організаторами у режимі реального часу. Якщо такої опції немає, то варто перейти на сайт конкурсу чи донора і там пошукати відповіді на найпоширеніші запитання. І якщо вже після цього все одно потрібно буде щось уточнити, то напишіть на пошту, зазначену для комунікації. 

Переходьте до складання грантової заявки

Звісно, якщо зрозуміли, що грантова програма вам підходить, та отримали відповіді на усі питання. 

Хоч грантові заявки різних донорів та конкурсів відрізняються за структурою та наповненням, є загальні речі, на які звертає увагу більшість грантодавців при відборі.

Ідея проєкту

При поданні на грантову програму це найважливіше. Грантодавці аналізують ідею проєкту відповідно до того, наскільки вона:

• цікава;
• прозоро та чітко описана;
• закриє потреби окресленої цільової аудиторії;
• збігається з професійним полем, у якому працює донорська організація;
• відповідає запиту грантової програми;
• поєднує ваші потреби та донора.

Логічність складеної заявки

Бюджет відповідає описаним активностям, є логічний зв’язок між метою, запланованими заходами, результатами проєкту та розуміння причинно-наслідкового ефекту від реалізації задуманого. 

Грамотність сформованого бюджету

Детальну інформацію щодо бюджету надають в інструкції, але ось на що варто звернути увагу, щоб успішно пройти технічний відбір:

1. Допустима виделка сум грантів. Ваш бюджет не повинен перевищувати максимально зазначену суму та бути нижчим, ніж мінімально вказане значення. 
2. Бюджетна форма програми. У ній ви заповнюєте ваш плановий бюджет. Важливо — у кожного донора, а іноді й програми, ця форма своя. 
3. Дозволені і недозволені програмою витрати. Буває, що грант не покриває комунальні послуги чи ремонтні роботи.
4. Бюджетні обмеження стосовно різних типів витрат. Найчастіше зустрічаються обмеження на гонорари (наприклад, частка гонорарів не може становити понад 40% від загального бюджету). Буває, що обмежень як таких немає. У обох випадках важливо, щоб витрати у бюджеті були збалансовані.
5. Наявність співфінансування. Перевірте, чи покриває грант витрати на 100%, чи є співфінансування (коли частину коштів потрібно знайти самостійно через спонсорство, грант від іншого донора або використати власні кошти організації), і якщо є, то чи воно обов’язкове.
6. Можливий формат співфінансування (якщо воно таки є). Воно буває грошовим, коли ви при звітуванні маєте показати платіжні доручення і те, куди були витрачені кошти, чи ресурсним, коли інша організація поділилася якимись ресурсами на волонтерських засадах (наприклад, технікою, приміщенням, консультаційною допомогою). 
7. Можливість відтермінованих платежів. Уявіть ситуацію: грант покриває 100% витрат, перший транш становить 80% гранту й буде виплачений після підписання угоди, а другий платіж складатиме 20% гранту і буде здійснений тільки після повної реалізації проєкту й отримання звітної документації.
   Питання в тому, чи дозволено донором, щоб ви домовились з підрядником щодо пізнішої оплати, чи вам потрібно буде знайти кошти, провести оплату і лише після звітування отримати ці кошти від донорської організації назад.

І не забудьте внести в бюджет витрати на банківські та поштові послуги, розрахунково-касові послуги та податки. 

Грамотно складений бюджет — це коли грантова заявка та плановий бюджет доповнюють одне одного. Тобто витрати, вказані у бюджеті, відповідають запланованим активностям в межах проєкту. Ситуація, яку тут не можна допустити — коли в заявці показані одні активності, але в бюджет вони не переходять, і натомість у ньому з’являються інші невідповідні запити. 

Досвід реалізації проєктів на подібну тематику 

Не так важливо, скільки років працює ваша організація, як те, які саме проєкти вона реалізувала. Грантодавці звертають увагу на те, з якими тематиками ви працювали раніше, аби зрозуміти, чому подаєтесь на цей грант та чи вистачить вам експертизи для успішної реалізації описаного у заявці проєкту. 

Дослідження цільової аудиторії проєкту

Наявність такого дослідження покаже, що ви не вигадали актуальність проєкту, а справді дослідили потреби цільової аудиторії та в підсумку переконались, що своєю ініціативою зможете вирішити її запити та проблеми.

Комунікаційний план 

Мета комунікаційного плану — показати, наскільки ваш проєкт може бути видимим, наскільки знаєте релевантні ресурси, які допоможуть донести інформацію до кінцевого споживача.